Teoria ograniczeń nie ogranicza

Ojciec Teorii Ograniczeń Eliyahu Goldratt uważał, że teorie fizyki można zastosować w biznesie. Nie mylił się - tak właśnie powstał ToC (Theory of Contstrains), który pozwala przedsiębiorcom znaleźć źródłowy problem (ograniczenie) w dowolnym obszarze firmy i po jego weryfikacji oraz usunięciu, zwiększyć zyski nawet kilkudziesięciokrotnie. Czym tak naprawdę jest i jak wprowadzić ToC?

Wyzwania sprzedaży

ToC, to strategiczne podejście do zarządzania, dzięki któremu sprawniej i skuteczniej można prowadzić firmę. Podobnych rozwiązań jest z pozoru relatywnie dużo, ale Teorię Ograniczeń uważa się za wyjątkową. Dlaczego? Wynika to z bardzo głębokiej analizy rzeczywistości: najpierw trzeba zrozumieć środowisko, zanim zacznie się je modernizować.

Koncepcja ta nie szuka też usprawnień organicznych, ale przełomowych. Celem jest osiągnięcie znaczącej poprawy, na poziomie dwucyfrowym (co najmniej 10%). Dla Teorii Ograniczeń ważne jest po prostu zwiększenie zysków, które przedsiębiorstwo wypracowuje. Warto jednak wiedzieć, że nie każde ograniczenie związane jest z produkcją. Często są to wewnętrzne polityki spółki. Istnieją też firmy, gdzie ograniczeniem jest sprzedaż - brakuje klientów, a to jest poważnym problemem w biznesie.

Dla ToC brak sprzedaży to ogromne wyzwanie. - O ile jeszcze w produkcji spotkać się można z alternatywnymi rozwiązaniami, technikami, które pomogą zwiększyć moc wytwórczą, to w sprzedaży jest ogromny ich deficyt. Wszyscy szkolą sprzedawców, jak lepiej opowiadać o produkcie, jak umawiać spotkania, jak formułować oferty. Ale nie to jest zazwyczaj prawdziwym ograniczeniem w dziale handlowym. Jak spojrzymy na cały zespół, to zauważymy, że brakuje po prostu dobrych, prawdziwych, sprzedawców - mówi Paweł Schmidt, ekspert ToC oraz wykładowca na studiach podyplomowych "Zarządzanie ograniczeniami ToC" w Akademii Leona Koźmińskiego.

Nie oznacza to, że na rynku brakuje handlowców, ponieważ praktycznie w każdej firmie mamy zazwyczaj przynajmniej jednego prawdziwego dobrego sprzedawcę. Problemem jest to, że na ogół nie wykonuje on swojej pracy. Przynajmniej nie tę, którą powinien.

- W większości firm w Polsce dobrzy sprzedawcy lwią część czasu przeznaczają nie na działania handlowe, lecz na obsługę sprzedaży. Prawdziwa działalność sprzedawcy to jest dotarcie do nowego klienta albo dotarcie do obecnego klienta z nowym produktem, żeby mu go sprzedać. To, że klient do nas przychodzi, składa u nas zamówienie na coś, co kupował u nas od dawna, to nie jest czynność, która wymaga umiejętności sprzedażowych. Jak spojrzymy, ile czasu sprzedawcy przeznaczają na prawdziwą sprzedaż, okazuje się, że stosunkowo mało, a realnych spotkań rozwijających nową sprzedaż mają często nie więcej niż 1-2 tygodniowo - mówi ekspert.

Można to porównać do najlepszej maszyny w zakładzie produkcyjnym, która jedynie przez 10% swojego czasu produkuje towar pełnej jakości, a 90% poświęca na wytwarzanie próbek. Tam nikt by sobie na to nie pozwolił, ale w sprzedaży działa to dokładnie w ten sposób. - Nasz najlepszy sprzedawca powinien tylko i wyłącznie sprzedawać, a zajmuje się wszystkim i niczym. To powoduje również u niego frustracje, bo on chciałby robić to, w czym jest najlepszy - komentuje Paweł Schmidt.

Jednocześnie, w tym samym dziale handlowym, mamy ludzi, którzy nie są "prawdziwymi sprzedawcami". Nadają się do obsługi klienta. To jest dokładnie to, w czym czują się dobrze i co sprawia im przyjemność. - Ostatnią rzeczą, którą takie osoby chcą robić to sprzedawać. Unikają sprzedaży, jeżdżą do ludzi, których znają, bo boją się nowych wyzwań. Jeżeli każemy im spotykać się z nowymi klientami, połowa z nich jest gotowa zrezygnować z pracy. Są ludzie, którzy to potrafią i są ludzie, którzy tego nie potrafią. W tym nie ma nic złego, bo potrzebujemy i jednych i drugich - dodaje ekspert.

Powiedz mi jak mnie mierzysz

Jedną z przyczyn, które powodują tworzenie się wąskich gardeł w firmach, jest między innymi mierzalność. Porównać to możemy do wizyty u lekarza. Gdy sprawdza nam temperaturę, to jest to jeden z wielu parametrów oceny naszej kondycji zdrowotnej. Biorąc pod uwagę temperaturę oraz pozostałe objawy wydaje diagnozę. - Jako menedżerowie działamy tak, że często patrzymy tylko na temperaturę, a nie na pozostałe objawy. Czasami błędnie, bo np. wyszliśmy właśnie z sauny, mamy podwyższoną ciepłotę ciała, i już stawiamy diagnozę. Oczywiście, w ocenie zdrowia temperatura jest całkiem niezłym miernikiem, ale przy niektórych chorobach jest bezużyteczna, bo za jej pomocą trudno zdiagnozować raka - mówi Paweł Schmidt. Podobnie jest w przedsiębiorstwie. Jeden miernik nie jest w stanie rozpoznać wszystkich problemów.

Mierniki są potrzebne, ale znalezienie odpowiednich stanowi duże wyzwanie. ToC pozwala stworzyć nowe, lepsze, które sprawią, że ludzie podejmą więcej działań zbieżnych z interesami firmy. Nie można zrobić wskaźnika idealnego, ale można postarać się zrobić taki, który powoduje mniej szkód. To ważne, ponieważ większość firm nie rozumie swoich KPI (kluczowe wskaźniki efektywności).

Mniej znaczy szybciej

Firmy prowadzą wiele projektów naraz. Powoduje to presję, przez którą większość czasu tracimy na ponowne wdrażanie się w sprawę. - Jak zajmuję się projektem A, to ktoś krzyczy, żebym zajął się projektem B, więc zaczynam zajmować się projektem B. Wtedy ktoś krzyczy, żebym zajął się projektem C, więc zajmuję się projektem C. Potem znowu wracam do projektu A. Mam cały czas zmiany. Jeżeli dołożę dodatkowy projekt, to on zwiększa wielozadaniowość. Obniża zarówno moją osobistą efektywność, jak i efektywność spółki, dla której pracuję - mówi ekspert, Jacek Branas, wykładowca studiów podyplomowych "Zarządzanie ograniczeniami ToC". Efekt - wszystkie projekty kończymy z opóźnieniem. Według Teorii Ograniczeń lepiej jest więc rozpocząć nowy projekt wtedy, kiedy będziemy po prostu do niego gotowi (nie przeciążeni nadmiarem innych projektów).

Jak pokazuje Teoria Ograniczeń, nauki ścisłe warto stosować także w biznesie. Okazuje się bowiem, że światem rządzą pewne uniwersalne mechanizmy, które zaobserwujemy zarówno w przyrodzie, jak i pracy. Nie ma też rzeczy niemożliwych - wiele po prostu zależy od tego, jak zaplanujemy pracę i jak będziemy zarządzać obowiązkami. ToC pomoże nam znaleźć najsłabsze ogniwo naszego przedsiębiorstwa, dzięki któremu zwiększymy zyski.